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主要业务活动和相关内部控制
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第九章 销售与收款循环的审计
【知识点】销售与收款循环的业务活动和相关内部控制
销售与收款循环的业务活动和相关内部控制
一、了解业务活动和相关内部控制的程序
1.询问销售部门、仓储部门和财务部门的员工和管理人员;
2.获取并阅读企业的相关业务流程图和内部控制手册等资料;
3.观察销售与收款流程中特定控制的运用，如仓储人员将装运商品与销售单核对;
4.检查销售单、发运凭证、客户对账单等文件资料;
5.实施穿行测试，如选取一笔已收款的交易，追踪从接受订单到收款的整个过程。
二、主要业务活动
(一)接受客户订购单
管理层一般有已批准销售的客户名单[红名单]。客户的订购单只有在符合企业管理层的授权标准时才能被接受。如未被列入，由销售单管理部门[销售部门开具]的主管来决定是否同意销售。
该项活动与销售交易的“发生”认定相关。
(二)批准赊销信用
企业的信用管理部门通常应对每个新客户进行信用调查，包括获取信用评审机构对客户信用等级的评定报告。
批准客户订购单后，销售单管理部门应编制一式多联的销售单。信用管理部门根据管理层的赊销政策在每个客户的已授权的信用额度内进行赊销业务的批准，并在销售单上签字。信用管理部门将销售单与客户信用额度以及尚欠的账款余额比较。
无论是否批准赊销，信用管理部门人员都要在销售单上签署意见，然后再将已签署意见的销售单送回销售单管理部门。
该项活动与应收账款账的“准确性、计划和分摊”认定有关。
(三)按销售单编制发运凭证并供货
企业管理层通常要求商品仓库管理人员只有在收到经过批准的销售单时才能编制发运凭证并供货。已批准的销售单的一联应送达仓库，作为仓库按销售单供货和发货给装运部门的授权依据。为防止仓库擅自发货，仓库管理人员只有在收到经过批准的销售单时才能编制发运凭证并供货。
该项活动与存货的“存在”、“完整性”认定相关。
(四)按销售单装运货物
装运部门职员在装运之前，通常进行独立验证，以确定从仓库提取的商品都附有经批准的销售单并且与销售单及发运凭证一致。
该项活动与存货的“存在”、“完整性”和销售交易的“准确性”认定相关。
(五)向客户开具发票
1.开发票的职员工开具每张销售发票之前，独立检查是否存在装运凭证和相应的经批准的销售单;
2.依据已授权批准的商品价目表开具销售发票;
3.将装运凭证上的商品总数与相对应的销售发票上的商品总数进行比较。
(六)记录销售
1.只依据附有有效装运凭证和销售单的销售发票记录销售。这些装运凭证和销售单应能证明销售交易的发生及其发生的日期。
2.监控所有事先连续编号的销售发票的使用情况。
3.独立检查已处理销售发票上的销售金额与会计记录金额的一致性。
4.记录销售的职责应与处理销售交易的其他职能相分离。
5.对有关记录的接触予以限制，以减少未经授权批准的记录发生。
6.定期独立检查应收账款的明细账与总账的一致性。
7.定期向客户寄送对账单，并要求客户将任何例外情况直接向指定的未执行或记录销售交易的会计主管报告。
这些控制与“发生”、“完整性”、“准确性”以及“准确性、计价和分摊”认定有关。
(七)办理和记录现金、银行存款收入
在办理和记录现金、银行存款收入时，最应关心的是货币资金失窃的可能性。在这方面，汇款通知单起着很重要的作用。
汇款通知单与货币资金的“完整性”认定直接相关[收到款项不入账]。
(八)办理和记录销售退回、销售折扣与折让
客户如果对商品不满意，销售企业一般都会同意接受退货，或给予一定的销售折让;客户如果提前支付货款，销售企业则可能会给予一定的销售折扣。在这方面，严格使用贷项通知单会起到关键的作用。
该项活动与营业收入的“准确性”认定直接相关。
(九)提取坏账准备
定期对应收账款的信用风险进行评估，并根据预期信用损失计提坏账准备。
该项活动与应收账款的“准确性、计价和分摊”认定相关。
(十)核销坏账
销售企业若认为某项货款再也无法收回，就必须注销这笔货款。对这些坏账，正确的处理方法应该是获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后及时作会计调整。
该项活动与应收账款的“存在”(应注销的不注销)、“完整性”(不应注销的注销了)认定相关。
三、相关内部控制
(一)适当的职责分离
适当的职责分离有助于防止各种有意或无意的错误。
1.主营业务收入账由记录应收账款账之外的职员独立登记，并由另一位不负责账簿记录的职员定期调节总账和明细账;
2.负责主营业务收入和应收账款记账的职员不得经手货币资金;
3.销售人员应当避免接触销货现款;
4.赊销批准职能与销售职能的分离;
5.企业应当分别设立办理销售、发货、收款三项业务的部门(或岗位);
6.销售合同订立前，应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离;
7.编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员应相互分离;
8.应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准。
(二)四个关键点的恰当授权审批
1.在销售发生之前，赊销已经正确审批;
2.非经正当审批，不得发出货物;
3.销售价格、销售条件、运费、折扣等必须经过审批;
4.审批人应当在授权范围内审批，不得超越审批权限。对于超范围的特殊销售交易，需要经过适当的授权。
(三)充分的凭证及其编号
收到客户订购单后，立即编制预先编号的销售单，分别用于批准赊销、审批发货、记录发货数量以及向客户开具账单和销售发票等。
对凭证预先进行编号，旨在防止销售以后遗漏向客户开具账单或登记入账，也可防止重复开具账单或重复记账。如果对凭证的编号不作清点，预先编号就会失去其控制意义。
(四)按月寄出对账单
由不负责现金出纳和销售及应收账款记账的人员按月向客户寄发对账单。将账户余额中出现的不符账项，指定一位既不掌管货币资金也不记录主营业务收入和应收账款的主管人员处理，然后由独立人员按月编制对账情况汇总报告并交管理层审阅。
(五)内部核查程序
由内部审计人员或其他独立人员核查销售交易的处理和记录。
